Aangifte ‘kosten eigen aan werkgever’ verandert vanaf inkomstenjaar 2022

Als werkgever kan je gebruikmaken van forfaitaire en werkelijke onkostenvergoedingen. Die vergoedingen kan je ingeven als aftrekbare beroepskost als ze worden vermeld op de fiscale fiche van de betrokken werknemer(s). De fiscus wil nu een beter overzicht krijgen over de bedragen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ die werkgevers toekennen aan hun personeel. Er werd daarom een nieuwe fiscale regelgeving afgesloten waarin een verruimde ficheverplichting wordt geïntroduceerd.

Vrouw met uitleg

Huidige ficheverplichtingen

Vandaag geldt er voor werkgevers die onkostenvergoedingen toekennen aan hun werknemers een meldingsplicht. Zo moet je jaarlijks aangeven welk type terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar op de fiche 281.10. Hiervoor pas je een van de volgende drie opties toe, afhankelijk van de wijze waarop je als werkgever de kosten vergoedt:

VermeldingBedrag vermelden?
Mogelijkheid 1: kostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten.
(Bijvoorbeeld facturen, btw-bonnetjes, parkeertickets ...)
Ja - bewijsstukken Nee

Mogelijkheid 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. 

Hierbij wordt de onkostenvergoeding gebaseerd op een door de fiscus voorziene forfaitaire raming (bijvoorbeeld verblijfskosten voor dienstreizen in België of het buitenland).
Ja – ernstige normen Nee

Mogelijkheid 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.

In dit geval betaal je als werkgever een forfait zonder een raming die door de fiscus is voorzien. In de praktijk werkt men soms op basis van een gemiddeld bedrag. We raden aan om alsnog bewijzen bij te houden die de bedragen kunnen staven bij een controle door de fiscus.

Ja

Momenteel moeten werkgevers enkel in het derde geval (‘forfaitaire vergoedingen die niet op basis van overeenkomstig ernstige normen worden toegekend’) het bedrag vermelden. Voor de eerste twee categorieën is dit niet nodig. Alle kostenvergoedingen moeten bovendien ook allemaal op één lijn vermeld worden (vak 17, onderdeel b voor fiche 281.10 en vak 20 voor fiche 281.20).

Betaal je op jaarbasis verschillende vergoedingen die op verschillende manieren werden vastgesteld? Dan moet er een combinatie van de bovenstaande meldingen worden aangegeven.

Ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2021

Vanaf inkomstenjaar 2021 verandert er voor de meldingsplicht op de fiscale fiche inhoudelijk niets. De opmaak van de pagina verandert wel. Terugbetaalde kosten zullen anders worden vermeld: per type vergoeding wordt er een andere lijn weergegeven in plaats van één lijn voor de drie categorieën.

Vraagteken

Vanaf inkomstenjaar 2022: ruimere ficheverplichting

Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten werkgevers wel rekening houden met een inhoudelijke nieuwigheid. De nieuwe, ruimere rapportering geldt voor alle onkostenvergoedingen (zowel de werkelijke als de forfaitaire) die vanaf 1 januari 2022 worden betaald.

Zo ben je verplicht om vanaf dan ook telkens het bedrag van de onkostenvergoeding te vermelden op de fiche 281.10. De fiscus zorgt op deze manier voor een transparantere wettelijke basis en kan zo extra controle uitoefenen op eventueel dubbel gebruik van onkostenvergoedingen.

Samengevat zijn dit de mogelijkheden op de fiscale fiche vanaf aanslagjaar 2023:

VermeldingBedrag vermelden?
Mogelijkheid 1: kostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten. Ja - bewijsstukken Ja
Mogelijkheid 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Ja – ernstige normen Ja
Mogelijkheid 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. / Ja

Goed om te weten: de nieuwe ficheverplichting geldt ook voor de vergoedingen die door een vennootschap aan haar bedrijfsleiders worden betaald als terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ (via fiche 281.20).

Wat betekent dit voor jou als werkgever?

Deze nieuwe wetgeving zal voor werkgevers mogelijks voor extra administratie zorgen. Soms zal er handmatig in de boekhouding moeten worden gezocht. Bovendien houd je vanaf 2022 het best alle terugbetalingen goed bij, wat soms moeilijker is dan je zou denken. Stel dat een van je medewerkers de kosten van broodjes voorschiet omdat een vergadering met klanten onverwachts uitloopt en de werkelijke kosten later worden terugbetaald. Ook in zo’n situaties moet je de onkostenvergoedingen strikt bijhouden.

Denk eraan: als je de bovenstaande verplichtingen niet respecteert, kan dat leiden tot een sanctie in de vorm van de niet-aftrekbaarheid als beroepskost en/of een administratieve geldboete.

Bron: Liantis

Forfaitair voordeel electriciteit en verwarming verdwijnt vanaf 2022

Betaalt uw vennootschap uw privéverbruik van elektriciteit en verwarming, dan wordt u in principe privé belast op een forfaitair voordeel alle aard (VAA). Sinds 01.01.2022 is dat forfait echter niet meer zomaar voor iedereen van toepassing.

Gratis elektriciteit/verwarming via BV

Beroepskosten voor uw BV. Betaalt uw vennootschap uw privéverbruik van elektriciteit en verwarming, dan kan zij die uitgaven aftrekken als beroepskosten. Die uitgave wordt immers beschouwd als een bezoldiging die ze aan u toekent.

Privé belastbaar als VAA. Omdat het om een privé-uitgave gaat die uw BV betaalt, wordt u daarvoor wel privé belast op een voordeel alle aard (VAA). U wordt hierop belast aan de hand van een forfait of op het werkelijke factuurbedrag.

 light technology bulb electricity light bulb lighting 949102 pxherecom

 

VAA op forfait of factuurbedrag?

Forfaitair belast... Uw privé-VAA wordt forfaitair geraamd op € 3.190 (aj. 2023), zijnde € 1.060 voor de elektriciteit en € 2.130 voor de verwarming. Die forfaits gelden dus ongeacht hoeveel uw BV werkelijk betaalt voor uw energieverbruik.

Let op 1! Bedraagt uw energiefactuur bv. maar € 2.000, dus minder dan het forfait, dan wordt u privé toch belast op een VAA van € 3.190.

Let op 2! Dit bedrag wordt niet verminderd in functie van het privégebruik. Ook als u uw woning bijvoorbeeld voor maar 80% privé gebruikt, dan wordt u in 2022 belast op een voordeel van € 3.190.

Tip. Dit forfait wordt geacht ‘inclusief water’ te zijn. Hier wordt u dus niet extra op belast.

... als factuur op naam van uw BV! Die forfaitaire waardering geldt enkel voor zover de contracten – en dus de facturen – voor de verwarming en elektriciteit op naam van uw vennootschap staan.

Let op!  Wanneer de facturen op uw privénaam staan en uw vennootschap u alleen deze kosten terugbetaalt, wordt u belast op de ‘werkelijke waarde’, en dat is dan eenvoudigweg het bedrag dat uw vennootschap betaalt.

... en sinds 01.01.2022 ook woning via uw BV! Voortaan is die forfaitaire waardering enkel nog van toepassing als uw vennootschap u ook de bijbehorende woning ter beschikking stelt (nieuw art. 18, §3, 4, KB/WIB 92) .

Tip.  Het is niet vereist dat uw BV (volledig) eigenaar is van die woning. Het kan bv. ook gaan om een woning waarvan ze het vruchtgebruik heeft of die ze huurt van een derde en die u privé mag gebruiken.

Let op!  U wordt dan bijkomend belast op een VAA gratis woning (geïndexeerd ki × 100/60 × 2).

 

-------------------------------------------------- wijziging sinds 01/01/2022 -------------------------------------------

 

VAA = factuurbedrag als privéwoning. Gaat het om uw privéwoning (bv. een woning waarvan u eigenaar bent of die u huurt van een derde), dan wordt u voortaan belast op de ‘werkelijke waarde’ van het voordeel. Die waarde is dan eenvoudigweg gelijk aan het bedrag van de energiefacturen die uw vennootschap effectief betaald heeft .

Tip.  Gebruikt u de woning 80% privé en 20% voor uw BV, dan bedraagt uw VAA maar 80% van het factuurbedrag.

 architecture street mansion house hill town 1007509 pxherecom

 

Energiefactuur voortaan het best privé betalen? Niet noodzakelijk. Of dat al dan niet voordeliger is, hangt immers af van het bedrag van uw energiefactuur en de fiscale kost waartegen u geld uit uw vennootschap kunt halen om die factuur privé te betalen. Zijn uw verbruikskosten lager dan het forfait van € 3.190 (waar u vroeger op belast werd), dan is de nieuwe regeling zelfs voordeliger.

Bron: INDICATOR - Ondernemingsdatabank - Artikel 20/01/2022

ITAA erkenning

Tellent BV is ITAA erkend als Tax Accountant onder nr 50.758.379 

Olivier Van Damme is ITAA erkend als Tax Accountant onder nr 11.242.502

Algemene en factuurvoorwaarden + Privacyverklaring

Klik hier voor de algemene en factuurvoorwaarden.

Klik hier voor de Privacyverklaring

Klik hier voor de Cookieverklaring

Contact Us

Kantoor: Kemzekedorp 34, B-9190 Kemzeke (Stekene) 
Telefoon: +32 (0)479 08 85 85 
E-Mail: Olivier.vandamme@tellent.be
Web: http://tellent.be